طلبت 100 وحدة لكن وصل 92 فقط: كيف تمنع أوامر الشراء في POS أخطاء المورد والاستلام؟

يجب أن تربط أوامر الشراء بين ما خططت لشرائه وما وصل فعليًا. تعرّف على الموافقات والشحنات الجزئية والتالف والبدائل وتغير التكلفة والطلبات المتأخرة ومطالبات المورد.

أمر الشراء التزام شراء مضبوط

أمر الشراء أكثر من قائمة تُرسل للمورد، فهو السجل المعتمد لما ينوي النشاط شراءه: المنتج والكمية والوحدة والتكلفة والضريبة والخصم والفرع وموعد التسليم وشروط الدفع والمورد.

دون أمر شراء مضبوط قد يطلب الموظفون شفهيًا، أو يكررون طلب مشتري آخر، أو يقبلون تكلفة غير معتمدة، أو يستلمون بضاعة لم تتوقعها المالية. يزيد المخزون بينما تبقى الفاتورة والميزانية منفصلتين.

على سبيل المثال، أمر الشراء أكثر من قائمة تُرسل للمورد، فهو السجل المعتمد لما ينوي النشاط شراءه: المنتج والكمية والوحدة والتكلفة والضريبة والخصم والفرع وموعد التسليم وشروط الدفع والمورد. يجب قفل النسخة المعتمدة أو حفظ نسخها. إذا تغيرت الكمية أو الأسعار بعد الاعتماد، يجب أن يظهر من عدلها ولماذا وهل تحتاج اعتمادًا جديدًا. ويجب اختبار المسار بشحنة جزئية ووحدات تالفة وتكلفة فاتورة أعلى وبديل غير معتمد وطلب متأخر قديم قبل بدء الاستخدام.

على سبيل المثال، تحتاج البنود المتأخرة تاريخًا متوقعًا وتأكيد المورد والكمية المتبقية وقرار إبقائها أو إلغائها أو قبول بديل أو الشراء من مصدر آخر. ويجب مراجعة الطلبات المفتوحة القديمة. يجب أن تعتمد الموافقات على قيمة الطلب والفئة والمورد والفرع والميزانية والاستعجال. يمكن أن يمر التزويد الروتيني بحد بسيط، بينما يحتاج المورد الجديد أو الطلب الكبير أو زيادة التكلفة مراجعة إضافية. ويجب اختبار المسار بشحنة جزئية ووحدات تالفة وتكلفة فاتورة أعلى وبديل غير معتمد وطلب متأخر قديم قبل بدء الاستخدام.

يجب أن تتم الموافقات قبل شحن المورد

يجب أن تعتمد الموافقات على قيمة الطلب والفئة والمورد والفرع والميزانية والاستعجال. يمكن أن يمر التزويد الروتيني بحد بسيط، بينما يحتاج المورد الجديد أو الطلب الكبير أو زيادة التكلفة مراجعة إضافية.

يجب قفل النسخة المعتمدة أو حفظ نسخها. إذا تغيرت الكمية أو الأسعار بعد الاعتماد، يجب أن يظهر من عدلها ولماذا وهل تحتاج اعتمادًا جديدًا.

على سبيل المثال، يجب قفل النسخة المعتمدة أو حفظ نسخها. إذا تغيرت الكمية أو الأسعار بعد الاعتماد، يجب أن يظهر من عدلها ولماذا وهل تحتاج اعتمادًا جديدًا. قد يرسل المورد 60 وحدة اليوم ويعد بإرسال 40 الأسبوع القادم. يجب أن يبقى أمر الشراء مستلمًا جزئيًا مع رصيد ظاهر، لا أن يغلق أو ينشأ طلب جديد مكرر. ويجب اختبار المسار بشحنة جزئية ووحدات تالفة وتكلفة فاتورة أعلى وبديل غير معتمد وطلب متأخر قديم قبل بدء الاستخدام.

يجب أن يسجل الاستلام الواقع لا أن ينسخ الطلب

يجب أن يعد موظف الاستلام ويفحص ما وصل فعليًا. نسخ الكمية المطلوبة إلى خانة المستلم يخفي النقص والزيادة والتالف والخصائص الخاطئة والانتهاء والبدائل التي أرسلها المورد.

يجب أن يسجل الاستلام الكمية المقبولة والمرفوضة والتلف والانتهاء والدفعة أو الرقم التسلسلي والتكلفة الفعلية ومستند الشحنة والمستخدم والوقت والفرع والملاحظات أو الصور.

على سبيل المثال، دون أمر شراء مضبوط قد يطلب الموظفون شفهيًا، أو يكررون طلب مشتري آخر، أو يقبلون تكلفة غير معتمدة، أو يستلمون بضاعة لم تتوقعها المالية. يزيد المخزون بينما تبقى الفاتورة والميزانية منفصلتين. إذا اختلفت تكلفة الفاتورة عن أمر الشراء، يتأثر الهامش وتقييم المخزون والضريبة والدفع للمورد. وقد يسبب استبدال المقاس أو العلامة أو العبوة أو الموديل مشكلات في الكتالوج والمبيعات. ويجب اختبار المسار بشحنة جزئية ووحدات تالفة وتكلفة فاتورة أعلى وبديل غير معتمد وطلب متأخر قديم قبل بدء الاستخدام.

على سبيل المثال، إذا اختلفت تكلفة الفاتورة عن أمر الشراء، يتأثر الهامش وتقييم المخزون والضريبة والدفع للمورد. وقد يسبب استبدال المقاس أو العلامة أو العبوة أو الموديل مشكلات في الكتالوج والمبيعات. تحتاج البنود المتأخرة تاريخًا متوقعًا وتأكيد المورد والكمية المتبقية وقرار إبقائها أو إلغائها أو قبول بديل أو الشراء من مصدر آخر. ويجب مراجعة الطلبات المفتوحة القديمة. ويجب اختبار المسار بشحنة جزئية ووحدات تالفة وتكلفة فاتورة أعلى وبديل غير معتمد وطلب متأخر قديم قبل بدء الاستخدام.

تحتاج الشحنات الجزئية والطلبات المتأخرة حالة واضحة

قد يرسل المورد 60 وحدة اليوم ويعد بإرسال 40 الأسبوع القادم. يجب أن يبقى أمر الشراء مستلمًا جزئيًا مع رصيد ظاهر، لا أن يغلق أو ينشأ طلب جديد مكرر.

تحتاج البنود المتأخرة تاريخًا متوقعًا وتأكيد المورد والكمية المتبقية وقرار إبقائها أو إلغائها أو قبول بديل أو الشراء من مصدر آخر. ويجب مراجعة الطلبات المفتوحة القديمة.

على سبيل المثال، يجب أن يعد موظف الاستلام ويفحص ما وصل فعليًا. نسخ الكمية المطلوبة إلى خانة المستلم يخفي النقص والزيادة والتالف والخصائص الخاطئة والانتهاء والبدائل التي أرسلها المورد. يجب أن يربط Dashierly أو أي POS المشتريات والاستلام والمخزون ومطالبات المورد والمحاسبة وطلب الفروع. الهدف دفع ما تم اعتماده وإضافة ما وصل فقط وإظهار كل فرق قبل ضياع الدليل. ويجب اختبار المسار بشحنة جزئية ووحدات تالفة وتكلفة فاتورة أعلى وبديل غير معتمد وطلب متأخر قديم قبل بدء الاستخدام.

لا يجب أن تمر تغيرات التكلفة والبدائل دون رقابة

إذا اختلفت تكلفة الفاتورة عن أمر الشراء، يتأثر الهامش وتقييم المخزون والضريبة والدفع للمورد. وقد يسبب استبدال المقاس أو العلامة أو العبوة أو الموديل مشكلات في الكتالوج والمبيعات.

استخدم حدود سماح وموافقة على فروق التكلفة المهمة وقبولًا صريحًا للبدائل ومقارنة ثلاثية بين أمر الشراء والاستلام وفاتورة المورد.

على سبيل المثال، يجب أن تعتمد الموافقات على قيمة الطلب والفئة والمورد والفرع والميزانية والاستعجال. يمكن أن يمر التزويد الروتيني بحد بسيط، بينما يحتاج المورد الجديد أو الطلب الكبير أو زيادة التكلفة مراجعة إضافية. دون أمر شراء مضبوط قد يطلب الموظفون شفهيًا، أو يكررون طلب مشتري آخر، أو يقبلون تكلفة غير معتمدة، أو يستلمون بضاعة لم تتوقعها المالية. يزيد المخزون بينما تبقى الفاتورة والميزانية منفصلتين. ويجب اختبار المسار بشحنة جزئية ووحدات تالفة وتكلفة فاتورة أعلى وبديل غير معتمد وطلب متأخر قديم قبل بدء الاستخدام.

على سبيل المثال، قد يرسل المورد 60 وحدة اليوم ويعد بإرسال 40 الأسبوع القادم. يجب أن يبقى أمر الشراء مستلمًا جزئيًا مع رصيد ظاهر، لا أن يغلق أو ينشأ طلب جديد مكرر. استخدم حدود سماح وموافقة على فروق التكلفة المهمة وقبولًا صريحًا للبدائل ومقارنة ثلاثية بين أمر الشراء والاستلام وفاتورة المورد. ويجب اختبار المسار بشحنة جزئية ووحدات تالفة وتكلفة فاتورة أعلى وبديل غير معتمد وطلب متأخر قديم قبل بدء الاستخدام.

يجب أن يوجه أداء المورد قرارات الشراء القادمة

قس نسبة التوريد والالتزام بالموعد والتلف وفروق التكلفة ومعدل البدائل ووقت حل المطالبات وتكرار الطلبات المتأخرة لكل مورد. هذه المقاييس أهم من السعر المعروض وحده.

يجب أن يربط Dashierly أو أي POS المشتريات والاستلام والمخزون ومطالبات المورد والمحاسبة وطلب الفروع. الهدف دفع ما تم اعتماده وإضافة ما وصل فقط وإظهار كل فرق قبل ضياع الدليل.

على سبيل المثال، يجب أن يسجل الاستلام الكمية المقبولة والمرفوضة والتلف والانتهاء والدفعة أو الرقم التسلسلي والتكلفة الفعلية ومستند الشحنة والمستخدم والوقت والفرع والملاحظات أو الصور. يجب أن يعد موظف الاستلام ويفحص ما وصل فعليًا. نسخ الكمية المطلوبة إلى خانة المستلم يخفي النقص والزيادة والتالف والخصائص الخاطئة والانتهاء والبدائل التي أرسلها المورد. ويجب اختبار المسار بشحنة جزئية ووحدات تالفة وتكلفة فاتورة أعلى وبديل غير معتمد وطلب متأخر قديم قبل بدء الاستخدام.